WhistleB: Visselblåsarsystemet för europeisk efterlevnad

Ett visselblåsarsystem gör det möjligt att på ett tryggt sätt rapportera misstänkta missförhållanden och överträdelser av interna policyer eller lagar. Det ger också företaget en säker och kontrollerad lösning för att ta emot rapporter, hantera uppföljning, styra behörigheter och dokumentera hela ärendehanteringen. Ett visselblåsarsystem består vanligtvis av rapporteringskanaler där rapporter tas emot och ett ärendehanteringssystem för den fortsatta hanteringen.

De som vill rapportera missförhållanden behöver känna att de kan göra det utan att bli avslöjade, ignorerade eller bestraffade. Ett visselblåsarsystem stärker förtroendet genom att ge medarbetare och externa parter tydliga rapporteringskanaler, möjlighet att vara anonyma och ett säkert sätt att kommunicera efter att de har skickat in en rapport.

NAVEX WhistleB hjälper företag att uppfylla krav på visselblåsning i hela Europa, inklusive nationell lagstiftning som genomför EU:s visselblåsardirektiv, krav på hantering av personuppgifter enligt GDPR och landsspecifika rapporteringskrav.

WhistleB hjälper företaget att skapa en kultur där medarbetare vågar säga ifrån. vi har skapat ett säkert visselblåsarsystem som hjälper dig att uppfylla europeiska rapporteringskrav enligt nationell lagstiftning. 

WhistleB hjälper företag att uppfylla kraven på svarstider genom att ge ärendehandläggare en tydlig överblick över bekräftelser och uppföljningar. Påminnelser och arbetsflöden hjälper teamen att hålla deadlines för bekräftelse inom sju dagar och uppföljning inom tre månader. Läs mer om hur du kan uppfylla kraven i EU:s visselblåsardirektiv och nationell lagstiftning.

WhistleB hjälper företag att uppfylla kraven i Frankrikes visselblåsarlag, Loi Waserman, genom säkra rapporteringskanaler, anonym rapportering, behörighetsstyrd åtkomst till ärenden och strukturerad dokumentation av rapporthanteringen. 
 

Loi Waserman trädde i kraft 2022 och införlivar EU:s visselblåsardirektiv samtidigt som den stärker det regelverk som etablerades genom Sapin II. Lagen kräver att företag med minst 50 anställda har en säker intern rapporteringskanal, bekräftar mottagandet av varje rapport skriftligen inom sju arbetsdagar, dokumenterar inkomna rapporter, ger visselblåsaren återkoppling om uppföljningen inom tre månader från bekräftelsen och hanterar personuppgifter i enlighet med GDPR. Det ska också vara möjligt att lämna rapporter muntligt, och den som rapporterar ska på begäran erbjudas ett personligt möte. 

WhistleB har stöd för muntlig rapportering via IVR (Interactive Voice Response) och livesamtal med en handläggare som tillval till alla abonnemang. Visselblåsare kan begära ett möte via den säkra dialogfunktionen, och rapporter som tas emot via telefon eller vid ett personligt möte kan läggas till i ärendet så att all dokumentation samlas i ett och samma system. WhistleB ger ärendehandläggare en tydlig överblick över bekräftelser och uppföljningsaktiviteter, så att team enkelt kan följa tidsfristerna för bekräftelse inom sju arbetsdagar och återkoppling inom tre månader.

WhistleB hjälper företag att uppfylla kraven i den tyska visselblåsarlagen, Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG), med säkra rapporteringskanaler, möjlighet att rapportera anonymt, kontrollerad åtkomst till ärenden och strukturerad dokumentation av all rapportaktivitet. 

HinSchG trädde i kraft i juli 2023 och kräver att företag med minst 50 anställda har en intern rapporteringskanal. Rapporter ska bekräftas inom sju dagar, följas upp av utsedda, opartiska ärendehandläggare och visselblåsaren ska få återkoppling inom tre månader från bekräftelsen. Visselblåsarens identitet ska hållas konfidentiell, rapporter ska dokumenteras och det ska vara möjligt att rapportera både muntligt och skriftligt. Dessutom ska ett personligt möte erbjudas på begäran.

WhistleB har stöd för muntlig rapportering via IVR (Interactive Voice Response) och livesamtal med en handläggare som tillval till alla abonnemang. Visselblåsare kan begära ett möte via den säkra dialogfunktionen, och rapporter som tas emot via telefon eller vid ett personligt möte kan läggas till i ärendet så att all dokumentation samlas i ett och samma system. Möjligheten att rapportera anonymt går längre än lagens minimikrav, eftersom HinSchG rekommenderar anonym rapportering men inte kräver det. WhistleB ger ärendehandläggare en tydlig överblick över bekräftelser och uppföljningsaktiviteter, så att team enkelt kan följa tidsfristerna för bekräftelse inom sju dagar och återkoppling inom tre månader.

WhistleB uppfyller, liksom all programvara från NAVEX, kraven i ledande ramverk för informationssäkerhet och dataskydd, däribland SOC  II Type 2‑revision, ISO 27001‑certifiering och Data Privacy Framework‑certifiering. Läs mer om våra standarder för dataskydd.

Ja. Användare kan rapportera missförhållanden anonymt via WhistleB och sedan återvända till sin rapport med hjälp av säkra inloggningsuppgifter. Det gör att de kan besvara uppföljningsfrågor och läsa om uppdateringar utan att avslöja sin identitet. Läs mer om  anonym rapportering.

WhistleB skyddar visselblåsares anonymitet genom att göra det möjligt att rapportera anonymt, återvända till rapporten med hjälp av säkra inloggningsuppgifter och kommunicera med ärendehandläggare direkt i systemet. Vid rapportering via IVR anonymiseras visselblåsarens röst, så att ärendehandläggare inte kan känna igen den.

Ja. WhistleB har stöd för flerspråkig rapportering och ärendehantering. Webbaserade rapporteringskanaler finns översatta till fler än 60 språk, mobil rapportering stöds på fler än 60 språk och IVR finns på 40 språk. Ärendehandläggare kan också använda säker maskinöversättning eller professionell översättning när rapporter behöver granskas närmare.

WhistleB är utvecklat för företag som fokuserar på europeiska krav för visselblåsning, integritet, flerspråkigt stöd, datalagring inom EU och snabb implementering. 

NAVEX One Whistleblowing & Incident Management (tidigare EthicsPoint) är utvecklat för bredare global ärendehantering, avancerad analys, etablerade arbetsflöden för stora företag, integrationer och mer omfattande behov inom etik och efterlevnad.

WhistleB hjälper team att hålla tidsfristerna för bekräftelse och uppföljning synliga medan rapporterna granskas. Rapporter bekräftas automatiskt när de skickas in. Visselblåsare kan svara på uppföljningsfrågor direkt i systemet och ärendehandläggare kan använda påminnelser och arbetsflöden för att hålla koll på svarstider och tidsfrister.

Implementeringstiden varierar, men de flesta kunder är igång inom 4–6 veckor. Varje implementering av WhistleB inleds med ett uppstartsmöte där ni går igenom konfigurationen av rapporteringskanalen, språkbehov, användarbehörigheter och de steg som krävs inför lanseringen. Under uppstartsmötet med dig går vårt implementeringsteam igenom och bekräftar tidsplanen för implementeringen.