Förstärk ditt team med programvara för HR-efterlevnad
Förenkla HR-efterlevnaden så att du kan fokusera på att skapa en bra arbetsplats.
Nu kör vi igång
Vad innebär efterlevnad för en HR-proffs – och varför är det viktigt?
Tänk på HR-efterlevnad som en investering i dina medarbetare, ditt anseende och ditt företags långsiktiga framgång. När dina medarbetare känner sig trygga, respekterade och trygga kan du:
- Skydda ditt teams förtroende – Skydda deras känsliga personuppgifter och visa att deras integritet är viktig för dig.
- Lös problem snabbt och rättvist – Hantera problem med fingertoppskänsla och självförtroende, minimera störningar och skapa en säker miljö.
- Var en proaktiv problemlösare – Identifiera potentiella risker innan de blir kriser, skydda dina medarbetares välbefinnande och din organisations resultat.
- Förespråka etiskt beteende – Skapa en kultur med integritet, locka topptalanger och vinna kundernas förtroende.
Förenklad HR-efterlevnad skyddar dina medarbetare – och din sinnesro
Det är lätt att känna sig överväldigad av efterlevnadskraven bland gamla Exceldokument, förvirrande policyer och ständiga utbildningskrav – för att inte tala om osäkerheten i att aldrig veta om HR verkligen gör en skillnad. Din oro berör flera olika områden:
- Juridisk osäkerhet – Du kämpar för att hålla jämna steg med ständigt föränderliga anställningslagar. Det gör att du blir osäker på om dina policyer och rutiner verkligen uppfyller kraven.
- Tidsödande utbildning – Att slösa värdefull tid på att ta fram och erbjuda utbildning i HR-efterlevnad, och sedan inte veta vem som faktiskt har slutfört den.
- Oro för revisioner – Rädsla för revisioner avslöjar luckor i efterlevnadsprogrammet som i sin tur utsätter företaget för risker.
- Begränsade resurser – Du är osäker på var du kan hitta tillförlitlig juridisk expertis eller hur man motiverar investeringar i efterlevnadsverktyg.
Du står inför hinder för efterlevnad av HR-bestämmelser
Från dataintrång till risker för diskriminering – efterlevnadsfrågor skapar stora problem för ditt företag och dina medarbetare.
Skydda känsliga data i ett komplext landskap
Från personnummer till bankkontoinformation – HR har mängder av känsliga uppgifter. En enda överträdelse kan skada medarbetarnas förtroende, aktivera rättsliga åtgärder och skada företagets anseende.
- Global efterlevnad – Att navigera i bland annat GDPR och CCPA kombinerat med branschspecifika regler gör upprättande av policyer och processer som uppfyller globala krav till en logistisk mardröm.
- Leverantörsrisker – Du saknar resurser för att noggrant granska löneleverantörer, förmånsplattformar och andra tredjepartsleverantörer.
- Säkerhet vid distansarbete – Fjärråtkomst till systemen kräver motsvarande onboarding-utbildning och cybersäkerhetsutbildning för att säkerställa att IT förblir säkert.
- Gamla system – Gamla och isolerade system, manuella processer och osammanhängande Excelark gör det svårt att hålla reda på vilken information som sparats. Det innebär tidsslöseri och ökade säkerhetsrisker.
Effektivisera rapportering och utredning av visselblåsning
Du behöver ett tillförlitligt sätt kunna ta emot, spåra och reagera på problem – inklusive känsliga och anonyma rapporter. Detta skyddar både dina medarbetare och ditt företags anseende.
- Ineffektiva rapporteringskanaler – Förvirrande system avskräcker medarbetare från att rapportera missförhållanden. Det ökar risken för att eventuella problem eskalerar.
- Rädsla för repressalier – Utan säkra och konfidentiella sätt att rapportera problem kan missförhållanden sprida sig och utsätta både dina medarbetare och företaget för risker.
- Utredningshinder – Ad hoc-processer fördröjer svarstiden och gör det svårt att spåra trender eller flagga större problem.
- Dolda problem – Bristande synlighet gör det svårt att generera rapporter för ledarskap, upptäcka mönster eller visa effektiviteten i efterlevnadsinitiativ.
Navigera i föränderliga regelverk och kommunicera det till medarbetarna
Från löne- och arbetstidslagar till IT-säkerhetsprocesser för distansarbete: arbetsrätten förändras hela tiden. Du behöver hitta ett sätt för att hålla reda på allt.
- Regelbundna uppdateringar – Det är svårt att hålla jämna steg med den ständiga strömmen av nya lagar, uppdateringar och tolkningar, särskilt utan en juridisk expert.
- Omedvetna fördomar – Du behöver verktyg och utbildning för att känna igen och mildra omedvetna fördomar vid anställning, befordran, utredningar och disciplinära åtgärder.
- Regional förvirring – Efterlevnad är ännu svårare om du har verksamhet i flera geografiska områden som har egna bestämmelser och arbetslagar.
- Kommunicera förändring – Det är en ständig utmaning att se till att chefer och medarbetare förstår och implementerar uppdateringar av policyer och rutiner.
Visa upp avkastningen på ditt efterlevnadsprogram
Det är viktigt att investera i efterlevnad, men det kan vara svårt att motivera kostnaden och visa avkastningen.
- Beräkna riskminskning – Det är svårt att sätta ett värde på rättstvister som undviks eller överträdelser som förhindras och det tar upp värdefull tid.
- Spåra effektivitet – Det är svårt att bevisa värdet av efterlevnadsinsatser och motivera den tid som läggs på förebyggande åtgärder.
- Proaktiv planering – Datadrivna insikter hjälper HR att argumentera för framtida investeringar eller förebyggande utbildningsprogram.
- Dåliga prognoser – Utan tydliga data om tidigare incidenter och trender är det svårt att identifiera framtida riskområden och motivera proaktiva efterlevnadsutgifter.
Skapa en säker och inkluderande arbetsplats
HR ligger i framkant när det gäller att skapa en kultur på arbetsplatsen där alla känner sig respekterade. Gamla verktyg, en nedprioriterad HR-funktion och inkonsekventa eller odokumenterade processer undergräver dessa insatser.
- Blandad medvetenhet – Gamla handböcker och utspridda resurser kan göra medarbetarna osäkra på företagets regler och förväntningar.
- Begränsade resurser – Du har svårt att komma åt alla e-postmeddelanden, frågor och meddelanden från medarbetare som frågar om företagets utbildningar, policyer och processer.
- Inkonsekventa utredningar – Om utredningarna inte är rättvisa och grundliga försämras förtroendet och det kan leda till ytterligare problem.
- Skapa kampanjer manuellt – Att lansera medvetenhetskampanjer eller distribuera utbildningsmaterial utan automatisering eller spårning är ineffektivt och leder till felaktigheter.
Checklistan för HR-efterlevnad: detta behöver du leverera
Det räcker inte att bara reagera på inkommande förfrågningar, problem och frågor. Proaktiva HR-ledare tar dessa viktiga steg för att ligga steget före:
- Centraliserad och säker data – En plattform som erbjuder robust kryptering, åtkomstkontroller och överensstämmer med viktiga integritetsregler som GDPR och CCPA.
- Strömlinjeformad incidentrapportering – Tillgängliga kanaler, inklusive alternativ för anonymitet och rättvisa och grundliga utredningar.
- Uppdateringar om regler – Medvetenhet om relevanta ändringar i lagar som rör löne- och timregler, policyer för distansarbete och skydd mot diskriminering.
- Tydlig utbildning och medvetenhet – Lättillgängliga policyer, inkluderande och flexibel utbildning och spåra status för slutförande för att hitta missade deadlines.
- Uppmätt framgång – Spårning av nyckeltal för att visa effekten av dina efterlevnadsinitiativ och bygga ett datadrivet fall för resurser och nya aktiviteter.