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内部告発システムとは、従業員（場合によっては第三者も含む）が不正行為に関する懸念を匿名で報告できるプラットフォームです。問題を早期に発見・対処することで、企業リスクを軽減し、「声を上げられる」企業文化の醸成につながります。

世界各国では、企業の規模・業種・活動地域に応じて、内部告発システムとその運用プロセスの導入が法令で義務付けられている場合があります。

多くの国、特にEU諸国では、従業員が不正行為を報告できる内部告発制度の導入が法律で義務付けられています。これらの法令に準拠するためには、職場での内部告発を適切に管理できる制度の導入が最も安全な方法です。

内部告発制度は、透明性と説明責任のある職場環境を構築し、問題が発生した、または発生の疑いがある場合に、従業員が安心して報告できる仕組みを提供します。また、変化する法的要件にも柔軟に対応できます。

さらに重要なのは、すべての業務領域をカバーする内部告発制度が、不正行為や非倫理的な行動の兆候を早期に発見する手助けとなり、法的・財務的リスクや企業の評判への深刻なダメージを未然に防ぐ可能性があることです。

セキュリティを最優先し、通報者に対して報告内容や個人情報の保管方法を明確に伝えることができるシステムを選ぶことが重要です。また、匿名での報告が可能なオプションを提供することも信頼構築に役立ちます。さらに、ポスターや社内掲示板、研修などの啓発資料を通じて、機密保持への取り組みを明確に伝えることで、従業員の安心感と信頼を高めることができます。

ポリシーには、どのような行動が不正行為に該当するかを明確に定義し、通報の方法や、通報後の調査プロセスを具体的に記載する必要があります。また、内部告発者を報復から守るという企業の姿勢を強調し、報復に該当する行為の内容を明示するとともに、報復が行われた場合の対応措置についても記載することが重要です。

すべての報告は真摯に受け止め、迅速かつ公平に調査を行う必要があります。調査プロセスの各ステップを記録し、関係者の機密性を尊重しながら、通報者に対応状況を適切に伝えることが重要です。内部通報・インシデント管理システムを活用することで、ワークフローの自動化が可能となり、進捗管理の負担を軽減しながら、調査データの一元管理を実現できます。

内部通報ポリシーと報告ルートを、定期的に従業員へ周知しましょう。声を上げることの重要性を強調し、オープンな職場文化を率先して築く姿勢を示すことが大切です。通報によってリスクの軽減など、ビジネスに大きなプラスの影響があった場合は、可能な範囲でその成果を具体的な行動として共有しましょう。内部通報者は「変化をもたらしたい」という思いで声を上げることが多いため、その通報がもたらした前向きな結果を示すことが、オープンなコミュニケーションを促進する最善の方法です。

もちろんです。報告を受け取ったことを伝え、調査の進捗状況を適宜共有し、声を上げてくれたことへの感謝を伝えることが重要です。こうした対応は、信頼関係の構築につながり、今後の通報を促進する効果があります。また、EU内部告発者保護指令などの法令で定められた対応期限を守るうえでも有効です。

課題には、関係者の機密性の確保、公平な調査の実施、そして内部告発者を報復から守ることなどが含まれます。これらの課題を軽減するためには、明確な対応プロセスと適切なツールの導入が不可欠です。

受理した通報件数、報告された問題の種類、調査結果などの主要な指標を追跡しましょう。これらのデータは、傾向の把握やプログラムの有効性の評価、必要な改善の検討に役立ちます。また、取締役会や監査対応に必要な情報の収集にも活用できます。

内部通報者保護に関する法律は、国や業界によって異なります。自社に適用される規制を正しく理解し、遵守することは、法的・財務的なリスクを回避するために極めて重要です。要件に関する情報については、 国別の内部通報者保護法 に関する情報をご覧いただくか、地域の法令に基づいたコンプライアンス対応については、法務担当者にご相談ください。

内部通報およびインシデント管理の専用システムを導入することで、内部通報者保護に関する法的要件への対応に自信を持って取り組むことができます。

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