コンプライアンスをチームワークで達成する

従業員コンプライアンスとは、物事を円滑に進めるための法律、規制、会社の方針、倫理基準などのルールを守ることです。なぜなら、法的トラブルから企業を守り、リスクを最小限に抑え、良好な評判を維持する上で役立つからです。また、誰もが尊重されていると感じられる、公平で安全な職場づくりにもつながります。

変化する規制に対応し続けることは、とりわけ複数の地域や市場にまたがる場合、容易なことではありません。また、全員が方針を理解し、実際にそれに従うようにすることも同様です。新しいルールに抵抗する人がいたり、コンプライアンスを日常業務に自然に取り入れることが難しい場合もあります。そしてもちろん、従業員がその必要条件を理解していなければ、従業員が意図せず間違いを起こしてしまうこともあります。

継続的な学習のようなものだと考えてください。定期的なトレーニングセッション、新しい方針の更新、明確な情報伝達、アクセスしやすいリソース、こうしたものが大きな効果を発揮します。再教育コースは、コンプライアンスを常に念頭に置く上で最適な方法です。

NAVEX では、従業員・人事コンプライアンスを理解しやすく、実践しやすい 倫理とコンプライアンストレーニングコースをご用意しています。さまざまな役割に合わせたインタラクティブなトレーニングを提供し、すべてを 1 つの場所 (Compliance Hub) で整理し、有用なリマインダーを送信することで、見逃しを防ぎます。

テクノロジーを活用することで、はるかに管理を簡単にできます。トレーニングのための学習管理システム (LMS)、追跡と報告のためのコンプライアンス管理ソフトウェア、さらには方針更新のための自動リマインダーなどがあります。

また、文書管理システムは、全員がすべての最新バージョンを確実に入手できるようにするためにも役立ちます。 

従業員のコンプライアンスに関わるすべてを一箇所で管理するには、 NAVEX Compliance Hubが役立ちます。トレーニングからポリシーの了解まで、従業員のすべてのタスクを使いやすい 1 つのポータルにまとめることができます。これにより、コンプライアンスのプロセスが簡素化され、従業員がコンプライアンスを遵守し、情報を入手しやすくなります。

定期的な監査、評価、チェックリストは、状況を常に把握するのに役立ちます。また、ソフトウェアを使用して、トレーニングの完了やポリシーの了解などを追跡することもできます。また、成果測定基準を検討したり、従業員からのフィードバックを集めたりするのもよいでしょう。  

NAVEX One GRC ソフトウェアを使用することで、ポリシーの確認証明やトレーニングを通じて従業員のコンプライアンスの進捗を追跡し、作成されたレポートを通じて潜在的なリスクを発見し、従業員のコンプライアンス活動に関するデータを統合することで、コンプライアンスの取り組みがどの程度機能しているかを確認することができます。従業員コンプライアンスプログラムのダッシュボードのようなもので、最新情報をわかりやすく維持します。

誰かがルールを破った場合、明確かつ公平な手続きが必要です。通常、調査を行い、何が起こったかを文書化し、適切な懲戒処分が決定されます。 

しかし、単に懲罰を与えるだけでなく、従業員がなぜコンプライアンスが非常に重要なのかを理解できるように、追加のトレーニングやカウンセリングを提供することも重要です。 

人事コンプライアンスプログラムの一部として、一貫した (そして質の高い) リソースと執行を行うことで、全員がコンプライアンスを遵守するよう徹底することができます。

まず第一に、経営陣が模範を示し、コンプライアンスを企業の価値観や日常業務の一部として浸透させることが重要です。適切な行動をとった人を評価・褒賞することはもちろん、コンプライアンス上の懸念事項に関するオープンなコミュニケーションを奨励することも重要です。継続的な教育を提供し、ポリシーの作成と見直しに従業員を関与させることで、当事者意識と責任の共有も育まれます。