WhistleB: il sistema di segnalazione di condotte illecite per la conformità europea

Un sistema di segnalazione di condotte illecite offre alle persone un modo sicuro per segnalare presunte condotte scorrette, violazioni dei criteri o problemi legali. Fornisce inoltre alla tua organizzazione un canale controllato per ricevere segnalazioni, gestire il follow-up, assegnare gli accessi e documentare l’accaduto. Un sistema di segnalazione di condotte illecite generalmente include canali di segnalazione per l’acquisizione delle informazioni e un sistema di gestione dei casi per gestire il processo successivamente.

Le persone devono credere di poter segnalare le proprie preoccupazioni senza essere esposte, ignorate o punite. Un sistema di segnalazione di condotte illecite aiuta a creare fiducia fornendo a dipendenti e terze parti canali di segnalazione chiari, opzioni di anonimato e un modo sicuro per rimanere in contatto dopo aver presentato una segnalazione.

NAVEX WhistleB aiuta le organizzazioni a gestire i requisiti relativi alla segnalazione di condotte illecite in tutta Europa, comprese le leggi locali che attuano le linee guida della Direttiva UE sulla protezione degli informatori, le aspettative in materia di trattamento dei dati previste dal GDPR e gli obblighi di segnalazione specifici di ciascun Paese.

WhistleB aiuta la tua organizzazione a rafforzare una cultura della segnalazione basata sulla fiducia, grazie a un sistema di segnalazione di condotte illecite sicuro progettato per aiutarti a gestire gli obblighi di segnalazione europei nel rispetto delle leggi locali. 
 

Per quanto riguarda i requisiti relativi ai tempi di risposta, WhistleB offre ai case manager una visione d’insieme delle attività di conferma di ricezione e di follow-up. I promemoria e le fasi del flusso di lavoro aiutano i team a tenere sempre presenti gli obiettivi relativi alla conferma di ricezione entro sette giorni e al follow-up entro tre mesi. Scopri di più sulla  conformità alla Direttiva UE sugli informatori e sui requisiti specifici di ciascun Paese.

WhistleB supporta i  requisiti della legge francese sulla protezione degli informatori, la loi Waserman, con canali di segnalazione sicuri, opzioni di segnalazione anonima, accesso controllato ai casi e registri strutturati dell’attività di segnalazione. 

In vigore dal 2022, la loi Waserman recepisce la Direttiva UE sulla protezione degli informatori e rafforza il quadro normativo stabilito dalla legge Sapin II. Obbliga le organizzazioni con 50 o più dipendenti a gestire un canale di segnalazione interno sicuro, a confermare per iscritto la ricezione di ogni segnalazione entro sette giorni lavorativi, a tenere un registro delle segnalazioni ricevute, a fornire all’informatore un riscontro sul seguito entro tre mesi dalla conferma di ricezione e a trattare i dati personali in conformità al GDPR. Le segnalazioni devono essere possibili anche verbalmente e deve essere disponibile un incontro su richiesta. 

WhistleB supporta le segnalazioni verbali tramite IVR e telefono, disponibili come componenti aggiuntivi per tutti i piani di abbonamento. Gli informatori possono richiedere un incontro tramite la funzione protetta di dialogo e le segnalazioni ricevute per telefono o di persona possono essere aggiunte al fascicolo del caso, mantenendo ogni segnalazione documentata in un unico sistema. WhistleB offre ai case manager visibilità sulle attività di conferma e follow-up, aiutando i team a rispettare le scadenze di sette giorni lavorativi per la conferma e di tre mesi per il feedback.

WhistleB supporta i  requisiti della Legge tedesca sulla protezione degli informatori, l’Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG), con canali di segnalazione protetti, opzioni di segnalazione anonima, accesso controllato ai casi e registri strutturati dell’attività di segnalazione. 
 

In vigore da luglio 2023, l’HinSchG impone alle organizzazioni con 50 o più dipendenti di istituire un canale di segnalazione interno. Le segnalazioni devono essere confermate entro sette giorni, seguite da personale imparziale e designato, e l’informatore deve ricevere un riscontro entro tre mesi dalla conferma. L’identità della persona che effettua la segnalazione deve rimanere riservata, le segnalazioni devono essere documentate e devono essere possibili sia verbalmente che per iscritto, con la possibilità di un incontro di persona su richiesta.

WhistleB supporta le segnalazioni verbali tramite IVR e telefono, disponibili come componenti aggiuntivi per tutti i piani di abbonamento. Gli informatori possono richiedere un incontro tramite la funzione protetta di dialogo e le segnalazioni ricevute per telefono o di persona possono essere aggiunte al fascicolo del caso, mantenendo ogni segnalazione documentata in un unico sistema. La segnalazione anonima supera i requisiti minimi previsti dalla legge, poiché la HinSchG la raccomanda ma non la rende obbligatoria. WhistleB offre ai case manager visibilità sulle attività di conferma e di follow-up, aiutando i team a rispettare le scadenze di sette giorni per la conferma e tre mesi per il feedback.

WhistleB, come tutti i software NAVEX, soddisfa i requisiti dei principali framework di protezione dei dati, tra cui l’audit SOC II Tipo 2, la certificazione ISO 27001 e la certificazione Data Privacy Framework. Scopri di più sui  nostri standard di protezione dei dati.

Sì. I dipendenti possono segnalare problemi in forma anonima tramite WhistleB e accedere alla propria segnalazione utilizzando credenziali sicure. Questo permette loro di rispondere a domande di approfondimento o leggere aggiornamenti senza rivelare la propria identità. Scopri di più sulle  segnalazioni anonime.

WhistleB protegge l’anonimato consentendo ai segnalatori di inviare segnalazioni senza rivelare la propria identità, di ricevere risposte con credenziali sicure e di comunicare con i case manager all’interno del sistema. Per le segnalazioni IVR, la voce del segnalatore viene rese anonima in modo che i case manager non possano riconoscerla.

Sì. WhistleB supporta la segnalazione e la gestione dei casi in diverse lingue. I siti web per la segnalazione sono tradotti in oltre 60 lingue, la segnalazione da dispositivi mobili è disponibile in oltre 60 lingue e l’IVR è disponibile in 40 lingue. I team di gestione dei casi possono anche utilizzare la traduzione automatica protetta o la traduzione umana professionale quando le segnalazioni necessitano di un’ulteriore revisione.

WhistleB è pensato per le organizzazioni che danno priorità alla conformità alle normative europee in materia di segnalazione di condotte illecite, alla privacy, all’accesso multilingue, all’hosting dei dati nell’UE e a un’implementazione più rapida. 

NAVEX One Whistleblowing & Incident Management (anche noto come EthicsPoint) è progettato per una gestione globale più ampia dei casi, analisi avanzate, flussi di lavoro aziendali consolidati, integrazioni e per le esigenze più ampie dei programmi di etica e conformità.

WhistleB aiuta i team a tenere sotto controllo i tempi di conferma e di follow-up man mano che le segnalazioni vengono esaminate. Una volta inviate, le segnalazioni ricevono una conferma automatica, i clienti possono rispondere tramite il sistema e i team incaricati dei casi possono utilizzare promemoria e fasi del flusso di lavoro per gestire i tempi dei promemoria di risposta.

I tempi di implementazione variano, ma la maggior parte dei clienti è operativa in 4-6 settimane. Ogni implementazione di WhistleB inizia con una call di avvio per confermare la configurazione del canale di segnalazione, le esigenze linguistiche, l’accesso degli utenti e i passaggi necessari per il lancio. Il tuo team di servizi professionali confermerà con te la tempistica di implementazione durante questa call.