Loi belge sur les enquêtes privées : guide de conformité 2026

Pourquoi l’échéance du 16 décembre 2026 est-elle importante ?

La loi n’instaure pas un nouveau régime qui prendrait effet en 2026. La loi du 18 mai 2024 réglementant la recherche privée est entrée en vigueur le 16 décembre 2024, remplaçant celle de 1991 sur les détectives privés. Ses dispositions relatives aux méthodes d’enquête, aux entretiens, à la documentation, au traitement des données, aux rapports et à la confidentialité s’appliquent donc déjà.

Les employeurs ont toutefois bénéficié d’un délai supplémentaire pour satisfaire à une exigence essentielle. L’article 65 impose de prévoir explicitement et en toute transparence, dans un règlement interne, la possibilité de mener une enquête sur un salarié ainsi que les modalités de cette enquête. La période transitoire prévue à l’article 180 leur laisse jusqu’au 16 décembre 2026 pour mettre ces règles en place.  

Jusqu’à cette date, une enquête sur un salarié peut être menée sans le règlement prévu à l’article 65, à condition de respecter les autres exigences applicables de la loi. Passé ce délai, l’absence de ce règlement pourrait compromettre la validité juridique de l’enquête elle-même.

L’article 101 impose au juge de vérifier si les résultats de l’enquête ont été obtenus conformément à la loi. Il cite l’article 65 parmi les dispositions prescrites à peine de nullité. Toute erreur de procédure n’entraîne donc pas nécessairement la nullité d’une enquête. Toutefois, un employeur qui n’aurait pas mis en place le cadre interne requis aurait beau avoir des conclusions crédibles, il ne pourrait pas s’en servir avec une sécurité juridique suffisante pour prendre une mesure disciplinaire ou dans le cadre d’une procédure judiciaire.

Votre enquête relève-t-elle de la loi belge sur la recherche privée ?

Si votre organisation enquête sur des soupçons de manquements commis par des salariés, vérifiez si la loi s’applique avant de recueillir des preuves, sans attendre que l’enquête soit déjà engagée.

La question centrale est la suivante : une personne a-t-elle été chargée de recueillir des informations sur des personnes, des organisations ou des événements précis afin de protéger les intérêts de l’employeur dans un conflit avéré ou potentiel ? En pratique, cela peut concerner des enquêtes courantes sur des faits de fraude, de vol, de conflit d’intérêts, de concurrence déloyale, d’utilisation abusive d’informations confidentielles, de falsification de documents ou d’autres manquements graves.

L’identité du service ou du prestataire qui mène l’enquête ne détermine pas si la loi s’applique. Une enquête peut relever de son champ d’application, qu’elle soit confiée aux RH, à la conformité, au service juridique, à l’audit interne, au service informatique, à une équipe centrale du groupe ou à un prestataire externe.

Certaines activités sont exclues du champ de la loi. Il s’agit notamment de certains travaux réalisés par les avocats et les réviseurs d’entreprises, de certaines activités de cybersécurité, des audits qui ne recueillent pas d’informations personnelles pour examiner des faits préjudiciables, ainsi que des enquêtes menées exclusivement pour satisfaire à une obligation légale. Il convient toutefois d’examiner la finalité et le périmètre des travaux avant de conclure qu’une exclusion s’applique.

Cette vigilance est particulièrement importante lorsqu’un signalement déclenche l’enquête. Les travaux strictement nécessaires au respect d’une obligation légale peuvent être exclus du champ de la loi. L’analyse peut toutefois changer si l’enquête s’élargit ou si ses résultats sont utilisés à d’autres fins.

Dès l’ouverture du dossier, consignez les raisons pour lesquelles la loi s’applique ou non. Réexaminez cette appréciation si les allégations, les méthodes d’enquête ou l’utilisation prévue des résultats évoluent.

Votre équipe d’enquête doit-elle disposer d’une autorisation ?

C’est possible. La réponse dépend moins du nom de l’équipe que de la manière dont les enquêtes sont organisées en pratique.

Votre organisation dispose-t-elle d’une fonction qui mène régulièrement des recherches privées ou se présente comme un service d’enquête interne ? Si c’est le cas, cette fonction peut être considérée comme un service interne structuré de recherche privée et doit, en principe, obtenir une autorisation préalable du ministre de l’Intérieur. Son personnel peut également être soumis à des exigences d’identification et d’aptitude.

La situation diffère pour les équipes RH qui enquêtent ponctuellement sur des incidents impliquant des salariés de leur propre employeur. L’article 43 permet aux membres d’un service RH de mener ces enquêtes sans carte d’identification et sans appartenir à un service d’enquête autorisé. Cette exemption ne les dispense pas de respecter la loi. Elle ne s’étend pas non plus automatiquement aux enquêtes menées par la conformité, l’audit, le service informatique ou une autre fonction.

Pour les multinationales, l’analyse peut être plus complexe. Une équipe centrale qui enquête régulièrement pour plusieurs entités du groupe peut constituer un service interne structuré, même si les enquêtes ne représentent qu’une partie de ses missions.

Examinez la répartition des dossiers en pratique. Qui les reçoit ? À quelle fréquence les enquêtes sont-elles menées ? Les fiches de poste mentionnent-elles ces missions ? Pour quelles entités du groupe l’équipe intervient-elle ? Consignez votre conclusion et, avant de confier une mission à un prestataire externe, vérifiez qu’il dispose de l’autorisation requise.

Que doivent préciser vos règles internes en matière d’enquête ?

Vos règles doivent répondre aux questions que peuvent légitimement se poser les salariés et les personnes chargées des enquêtes. Dans quelles circonstances une enquête peut-elle être ouverte ? Qui peut la mener ? Quelles méthodes sont autorisées ? Quels sont les droits des personnes concernées ? Comment les résultats sont-ils ensuite utilisés ?

Ce cadre doit préciser, au minimum :

• les circonstances pouvant justifier une enquête, en indiquant, par exemple, les catégories de faits traités par votre entreprise (fraude, vol, conflits d’intérêts, utilisation abusive d’informations confidentielles) plutôt qu’une référence générale à des « manquements »
• les rôles ou fonctions habilités à demander, autoriser, mener et superviser l’enquête : RH, conformité, service juridique, équipe d’enquête du groupe… Une simple référence à la « direction » ne suffit pas
• les sources de preuves et les méthodes d’enquête autorisées, comme les courriels, les journaux informatiques, les données de badgeage et les entretiens, ainsi que les catégories d’informations sur lesquelles aucune investigation ne peut porter, notamment les opinions politiques, l’appartenance syndicale, les données de santé, les convictions religieuses, le comportement sexuel et l’origine raciale ou ethnique
• les garanties encadrant les droits des salariés, les entretiens, le consentement, la vie privée et la confidentialité, notamment les informations à communiquer avant un entretien et le droit d’y mettre fin
• les modalités d’utilisation, de communication, de conservation et de destruction sécurisée des résultats

La loi n’impose pas de format unique. Ces règles peuvent figurer dans une convention collective, un règlement de travail ou une politique dédiée. Elles doivent avant tout être explicites, transparentes et mises en place selon les procédures applicables en Belgique. L’appui de spécialistes du droit du travail et de la protection des données sera important pour déterminer les modalités de leur adoption.

En pratique, votre organisation doit pouvoir démontrer quelles règles s’appliquaient à l’ouverture de l’enquête et que les salariés en avaient été dûment informés. Cela suppose de désigner un responsable, de gérer les versions du document et de conserver les preuves de sa communication. Déposer un document sur l’intranet ne suffit pas.

Pour les employeurs multinationaux, une politique mondiale existante peut constituer une base utile. Il reste toutefois nécessaire de vérifier qu’elle répond aux exigences belges et correspond aux procédures d’enquête suivies localement. Si les règles écrites ne reflètent pas les pratiques réelles, la politique ne suffira pas à maîtriser le risque.

Comment se déroule une enquête, de la réception du dossier à sa clôture ?

Face à une allégation grave, le premier réflexe est souvent de recueillir immédiatement des preuves. Pourtant, dans le cadre de cette loi, les décisions prises dès le départ peuvent avoir des conséquences sur l’ensemble du dossier : qui mène l’enquête, quelles informations sont recueillies et comment les résultats pourront être utilisés.

En pratique, le processus doit couvrir quatre étapes.

1. Évaluer le dossier avant d’agir

Avant d’examiner des courriels, des relevés d’accès ou d’autres éléments de preuve, déterminez si l’enquête envisagée relève de la loi. Vérifiez si une exclusion s’applique, si la personne ou le service chargé de l’enquête doit disposer d’une autorisation et si vos règles internes permettent de mener l’enquête. Consignez cette évaluation. En cas d’incertitude, sollicitez un avis avant que les investigations ne dépassent leur objectif initial.

2. Définir et formaliser la mission

Avant de commencer, délimitez clairement la mission : les faits à examiner, l’intérêt légitime de l’employeur, les personnes chargées de l’enquête, les méthodes autorisées et la manière dont les résultats doivent contribuer à une décision.

Les documents à établir dépendent de la personne qui mène l’enquête. Lorsque celle-ci n’est pas salariée de l’organisation qui lui confie la mission, l’article 66 impose un document de mission écrit précisant le périmètre, la finalité légitime, l’utilisation prévue des résultats et la durée estimée. Lorsque l’organisation emploie également la personne chargée de l’enquête, un registre des missions doit consigner le donneur d’ordre, la mission précise ainsi que les dates auxquelles elle a été confiée et achevée.

3. Respecter le cadre défini tout au long de l’enquête

Les méthodes de recueil des preuves doivent être licites, nécessaires et proportionnées aux faits allégués. Les personnes chargées de l’enquête doivent consigner les éléments recueillis, les démarches effectuées et toute décision de modifier le périmètre initial.

Les entretiens exigent une attention particulière. La personne interrogée doit y consentir, comprendre l’objet de l’entretien et l’utilisation possible de ses déclarations, et pouvoir y mettre fin librement. Une procédure cohérente protège les droits des salariés et permet de démontrer plus facilement comment les résultats ont été obtenus.

4. Décider des suites, informer et clôturer le dossier

Le représentant habilité de la personne chargée de l’enquête doit remettre un rapport écrit dans le mois suivant le dernier acte d’enquête. L’employeur dispose ensuite de 30 jours pour confirmer s’il entend utiliser les résultats.

S’il souhaite les utiliser, les personnes concernées doivent en être informées et pouvoir exercer leurs droits, sous réserve d’exceptions limitées. Dans le cas contraire, les rapports et les informations doivent être détruits.

Enfin, respectez les durées de conservation applicables : cinq ans pour le registre des missions, généralement trois ans pour le dossier d’enquête et, pour la copie du rapport détenue par l’employeur, uniquement le temps nécessaire ou imposé par la loi.

Quelles priorités pour les employeurs belges dès maintenant ?

À un mois de l’échéance, le principal défi sera probablement de coordonner les équipes. Les politiques peuvent rester bloquées au stade de l’examen juridique ou de la validation interne. Les procédures d’enquête mobilisent quant à elles souvent plusieurs services qui ne travaillent pas habituellement selon un calendrier commun.

Les employeurs doivent établir un rétroplanning à partir du 16 décembre et se concentrer sur les points susceptibles de retarder la mise en œuvre :

• Désignez une personne responsable du projet. Elle doit pouvoir coordonner la conformité, les RH, le service juridique, la protection des données, l’audit et l’informatique, et clarifier les responsabilités de chacun.
• Fixez dès maintenant le calendrier de validation. Prévoyez assez de temps pour l’examen juridique au regard du droit belge, les éventuelles consultations du personnel, la validation interne, la publication et la communication.
• Identifiez toutes les personnes susceptibles de déclencher ou de mener une enquête. Elles doivent savoir dans quels cas la loi peut s’appliquer, quelle procédure suivre et quand suspendre les démarches pour demander conseil.
• Testez la procédure sur un cas réaliste. Simulez le traitement d’une allégation de bout en bout pour repérer les passages de relais mal définis, les informations manquantes ou les échéances dont personne n’assure le suivi.
• Examinez les enquêtes en cours. Accordez une attention particulière aux dossiers qui pourraient rester ouverts après le 16 décembre 2026 et vérifiez les conséquences des nouvelles règles sur leur traitement.

L’objectif est que, dès la prochaine allégation grave, les personnes concernées puissent appliquer les règles de manière cohérente et justifier chaque décision.

La gestion des politiques et des procédures aide les employeurs à maîtriser la validation et la communication des règles encadrant les enquêtes. La gestion des signalements et des incidents aide les équipes à les appliquer de manière cohérente et à consigner chaque décision.

Ensemble, ces solutions permettent de relier les règles en vigueur au déroulement de l’enquête et d’en conserver la trace. Un élément important pour préparer l’échéance prévue par la loi belge sur la recherche privée.