Voimaannuta tiimisi henkilöstöhallinnon vaatimustenmukaisuusohjelmistolla
Yksinkertaista henkilöstöhallinnon vaatimustenmukaisuutta, jotta voit keskittyä erinomaisen työpaikan rakentamiseen.
Aloita
Mitä vaatimustenmukaisuus tarkoittaa HR-ammattilaiselle – ja miksi se on tärkeää?
Henkilöstöhallinnon vaatimustenmukaisuus on sijoitus henkilöstöösi, maineeseesi ja yrityksesi pitkän aikavälin menestykseen. Kun työntekijäsi tuntevat olonsa turvalliseksi, kunnioitetuksi ja turvalliseksi, voit:
- Varmistaa tiimisi luottamuksen – Suojata heidän arkaluontoiset tietonsa ja osoittaa, että välität heidän yksityisyydestään
- Ratkaista ongelmat nopeasti ja oikeudenmukaisesti – Käsitellä huolenaiheet luottamuksellisesti ja luottavaisesti, minimoida häiriöt ja edistää turvallista ympäristöä
- Toimia ennakoivana ongelmanratkaisijana – Tunnistaa mahdolliset riskit ennen kuin niistä tulee kriisejä, suojella työntekijöiden hyvinvointia ja organisaatiosi tulosta
- Eettisen käyttäytymisen edistäminen – Rakentaa luotettavuuden kulttuuria, houkutella huippuosaajia ja ansaita asiakkaiden luottamuksen
Henkilöstöhallinnon vaatimustenmukaisuuden yksinkertaistaminen suojaa työntekijöitäsi... ja mielenrauhaasi
Vanhentuneiden laskentataulukoiden, sekavien käytäntöjen ja loputtomien koulutusvaatimusten välillä on helppo tuntea olonsa ylikuormitetuksi vaatimustenmukaisuudesta – puhumattakaan henkilöstöhallinnon vaikutukseen liittyvästä epävarmuudesta. Huolenaiheita on monia:
- Juridinen epävarmuus – Vaikeudet pysyä ajan tasalla jatkuvasti muuttuvista työlainsäädännöistä, mikä jättää sinut epävarmaksi siitä, ovatko käytännöt todella vaatimustenmukaisia
- Aikaa vievä koulutus – Arvokkaan ajan tuhlaaminen henkilöstöhallinnon vaatimustenmukaisuuskoulutuksen luomiseksi ja toteuttamiseksi… ja sitten ei tiedetä, kuka on suorittanut sen
- Tarkastuksiin liittyvä stressi – Vaatimustenmukaisuuden valvontaohjelman puutteet paljastuvat tarkastusten pelosta, mikä altistaa yrityksesi riskeille
- Rajalliset resurssit – Tunnet olosi rajalliseksi, et ole varma, mistä löydät luotettavaa juridista asiantuntemusta tai miten voit perustella investoinnit vaatimustenmukaisuustyökaluihin.
Henkilöstöhallinnon vaatimustenmukaisuus esteenä
Tietoturvaloukkauksista syrjintäriskeihin – vaatimustenmukaisuusongelmat aiheuttavat suuria ongelmia yrityksellesi ja työntekijöillesi.
Arkaluontoisten tietojen suojaaminen monimutkaisessa ympäristössä
Henkilöstöosastolla on runsaasti tietoa aina sosiaaliturvanumeroista pankkitilin tietoihin. Yksittäinen rikkomus voi vahingoittaa työntekijöiden luottamusta, johtaa oikeustoimiin ja vahingoittaa yrityksesi mainetta.
- Maailmanlaajuinen vaatimustenmukaisuus – GDPR:n, CCPA:n jne. käyttäminen alakohtaisten sääntöjen ohella tekee maailmanlaajuisesti vaatimustenmukaisten käytäntöjen ja prosessien luomisesta painajaisen logistisesti
- Toimittajien riskit – Käytettävissä ei ole resursseja tarkastaa perusteellisesti palkanlaskennan tarjoajia, etuusalustoja ja muita kolmannen osapuolen toimittajia
- Etätyön turvallisuus – Etäjärjestelmän käyttö edellyttää vastaavaa perehdytyskoulutusta ja kyberturvallisuuskoulutusta, jotta IT-toiminnot pysyvät turvallisina
- Vanhentuneet järjestelmät – Vanhentuneet, erilliset järjestelmät, manuaaliset prosessit ja hankalat laskentataulukot tekevät tallennettujen tietojen seuraamisesta vaikeaa, mikä tuhlaa aikaa ja lisää tietoturvariskejä
Väärinkäytöksistä ilmoittamisen ja tutkinnan optimoiminen
Tarvitset luotettavan tavan vastaanottaa, seurata ja vastata huolenaiheisiin – mukaan lukien arkaluontoiset ja nimettömät raportit. Tämä suojaa sekä työntekijöitäsi että yrityksesi mainetta.
- Tehottomat ilmoituskanavat – Sekavat järjestelmät estävät ihmisiä ilmoittamasta, mikä lisää mahdollisten ongelmien eskaloitumisen riskiä
- Kostotoimien pelko – Ilman turvallisia ja luottamuksellisia tapoja ilmoittaa ongelmista, väärinkäytös voi lisääntyä ja vaarantaa työntekijäsi ja yrityksen
- Tutkinnan esteet – Ad hoc -prosessit hidastavat vasteaikaa ja vaikeuttavat trendien seuraamista tai suurten huolenaiheiden ilmoittamista
- Sokeat pisteet – Näkyvyyden puute vaikeuttaa johtajuutta koskevien raporttien luomista, käyttäytymismallien tunnistamista tai vaatimustenmukaisuushankkeiden tehokkuuden osoittamista
Nopeasti muuttuvien määräysten läpikäyminen ja niistä tiedottaminen työntekijöille
Työlainsäädännön muuttuva luonne aina palkka- ja työaikalainsäädännöstä etätyön tietoturvaprosesseihin. Tarvitset keinon pysyä ajan tasalla.
- Säännölliset päivitykset – Uusien lakien, päivitysten ja tulkintojen jatkuva seuraaminen on hankalaa, etenkin ilman lakiasiantuntijoita
- Tiedostamattomat ennakkokäsitykset – Tarvitset työkaluja ja koulutusta tiedostamattomien ennakkokäsitysten tunnistamiseen ja lieventämiseen rekrytoinnissa, ylennyksissä, tutkimuksissa ja kurinpidollisissa toimissa
- Alueellinen epäselvyys – Vaatimustenmukaisuus on vieläkin vaikeampaa, jos toimit useilla maantieteellisillä alueilla omien määräystensä ja työlakiensa mukaisesti
- Muutoksista tiedottaminen – Jatkuvana haasteena on varmistaa, että esihenkilöt ja työntekijät ymmärtävät käytäntöjen ja menettelytapojen päivitykset ja ottavat ne käyttöön
Vaatimustenmukaisuusohjelman tuoton osoittaminen
Vaatimustenmukaisuuteen investoiminen on tärkeää, mutta kustannusten perusteleminen ja sijoitetun pääoman tuoton osoittaminen voi olla vaikeaa.
- Riskin pienentämisen määrittäminen – Vältettyihin oikeudenkäynteihin tai rikkomuksiin liittyvää arvoa on vaikea laskea
- Tehokkuuden seuranta – Vaatimustenmukaisuustoimien arvoa on vaikea todistaa ja ennaltaehkäiseviin toimenpiteisiin käytettyä aikaa on vaikea perustella
- Ennakoiva suunnittelu – Tietopohjaiset näkemykset auttavat henkilöstöhallintoa kannustamaan tuleviin investointeihin tai ennaltaehkäiseviin koulutusohjelmiin
- Heikot ennusteet – Ilman selkeitä tietoja aiemmista tapahtumista ja trendeistä on vaikea tunnistaa tulevia riskialueita ja perustella ennakoivia vaatimustenmukaisuuteen liittyviä menoja
Turvallisen ja osallistavan työpaikan edistäminen
Henkilöstöhallinto on eturintamassa edistämässä kulttuuria, jossa kaikki tuntevat itsensä kunnioitetuiksi. Vanhentuneet työkalut, priorisoimaton henkilöstöhallinto ja epäjohdonmukaiset tai dokumentoimattomat prosessit heikentävät näitä ponnisteluja.
- Sekava tietoisuus – Vanhentuneet käsikirjat ja hajanaiset resurssit voivat jättää työntekijät epävarmoiksi yrityksen säännöistä ja odotuksista
- Rajalliset resurssit – Sinulla on vaikeuksia käsitellä kaikki sähköpostiviestit, kysymykset ja viestit koskien yrityksen koulutuksia, käytäntöjä ja prosesseja
- Epäjohdonmukaiset tutkimukset – Jos tutkimukset eivät ole oikeudenmukaisia ja perusteellisia, se heikentää luottamusta ja voi johtaa lisäongelmiin
- Manuaalinen kampanjan luonti – Tietoisuuskampanjoiden lanseeraus tai koulutusmateriaalin jakelu ilman automatisointia tai seurantaa on tehotonta ja virhealtista
Henkilöstöhallinnon vaatimustenmukaisuuden tarkistuslista: mitä sinun on toimitettava
Ei riitä, että reagoit vain saapuviin pyyntöihin, ongelmiin ja tiedusteluihin. Ennakoivat henkilöstöhallinnon johtajat ottavat seuraavat tärkeät askeleet pysyäkseen kehityksen kärjessä:
- Keskitetyt ja suojatut tiedot – Alusta, joka tarjoaa vankan salauksen, pääsyn valvonnan ja on yhdenmukainen tärkeimpien tietosuojamääräysten, kuten GDPR:n ja CCPA:n kanssa.
- Optimoitu tapahtumien ilmoitusjärjestelmä – Helppokäyttöiset kanavat, mukaan lukien mahdollisuus nimettömälle ilmoitukselle, sekä oikeudenmukaiset ja perusteelliset tutkimukset.
- Säädösten päivitykset – Tietoisuus palkka- ja tuntimääräyksiä, etätyökäytäntöjä ja syrjintää koskevien lakien olennaisista muutoksista.
- Selkeä koulutus ja tietoisuus – Helposti saatavilla olevat käytännöt, osallistava ja joustava koulutus ja suoritusten seuranta määräaikojen ylittymisen havaitsemiseksi.
- Mitattu menestys – Keskeisten mittareiden seuranta vaatimustenmukaisuushankkeiden vaikutuksen esittämiseksi ja tietopohjaisen hankkeen luomiseksi resursseille ja uusille toimille.