Die größten Risiken für Ihr Unternehmen sind oft die, die Sie nicht sehen können. Da viele Menschen weiterhin zögern, Probleme am Arbeitsplatz offen anzusprechen, können diese Risiken verborgen bleiben.
Die Möglichkeit, Bedenken am Arbeitsplatz anonym zu melden, kann dazu beitragen, diese Hürden abzubauen und wichtige Informationen offenzulegen – bevor es zu spät ist.
Was versteht man unter anonymer Meldung am Arbeitsplatz?
Eine anonyme Meldung ist ein Prozess, bei dem Personen einen Whistleblowing-Bericht einreichen, ohne ihre Identität offenzulegen. Anonyme Meldungen werden häufig von Personen bevorzugt, die Angst davor haben, identifiziert zu werden.
Ist eine „anonyme Meldung“ dasselbe wie eine „vertrauliche Meldung“?
Eine anonyme Meldung ist nicht dasselbe wie eine vertrauliche Meldung. Vertrauliche Meldung bedeutet, dass die Identität der meldenden Person bekannt ist (mindestens einer Person oder Stelle, wie dem Empfänger der Meldung oder dem Ermittler), aber geschützt bleibt.
Ist eine anonyme Meldung illegal?
In einigen Ländern gibt es rechtliche Einschränkungen für anonyme Meldungen. Diese Einschränkungen beziehen sich in der Regel auf:
- die Art der Angelegenheit, die anonym gemeldet werden kann
- den Schutz, der Personen gewährt wird, die anonym melden
- die Frage, ob anonyme Meldungen in bestimmten Fällen rechtlich gültig sind
Allerdings verändert sich die Situation. In den letzten Jahren haben einige Länder, wie Australien, Einschränkungen für anonyme Meldungen aufgehoben. Ein weiteres Beispiel mit weitreichenden Auswirkungen ist die EU-Whistleblower-Richtlinie, die anonyme Meldungen in der gesamten EU zulässt. Auch wenn es nicht verpflichtend ist, anonyme Meldungen zu erlauben, haben die meisten EU-Mitgliedstaaten die Richtlinie inzwischen in nationales Recht umgesetzt, und viele erlauben anonyme Meldungen.
Weitere Informationen zu den Whistleblowing-Vorschriften der Länder, in denen Sie tätig sind, finden Sie in unserem Leitfaden zu nationalen Hinweisgeberschutzgesetzen.
Warum sollten Sie anonyme Meldungen zulassen?
Die Angst vor Vergeltung ist einer der Hauptgründe dafür, dass Menschen Bedenken nicht äußern.
Indem Sie Menschen die Möglichkeit geben, ihre Identität bei der Meldung nicht preiszugeben, stärken Sie das Vertrauen in Ihren Whistleblowing-Prozess. Es signalisiert, dass es wichtiger ist, ein Problem zu adressieren, als die Identität der meldenden Person zu erfahren.
Es ist ein weit verbreitetes Missverständnis, dass ein Dialog mit anonymen Hinweisgebern nicht möglich ist.
Lösungen wie NAVEX Whistleblowing & Vorfallmanagement ermöglichen eine zweiseitige Kommunikation zwischen Hinweisgeber und Unternehmen – unabhängig davon, ob die Person anonym bleibt oder nicht.
Im Jahr 2024 wurden im Median 54% der über NAVEX eingegangenen Whistleblowing-Berichte anonym eingereicht. Die Entscheidung, die eigene Identität zu verschleiern, wird häufig durch Unsicherheiten rund um den Speak-up-Prozess beeinflusst. Die Anonymitätsraten sind jedoch seit 2009 stetig gesunken, was darauf hindeutet, dass das Vertrauen in interne Hinweisgebersysteme weltweit zunimmt.
Allerdings hinkt das Follow-up bei anonymen Meldungen weiterhin hinterher und bietet Verbesserungspotenzial. NAVEX Whistleblowing-Benchmarkdaten zeigen, dass 2024 – zum zweiten Mal in Folge – die Follow-up-Rate bei anonymen Meldungen nur 26% betrug. Hier besteht noch erhebliches Verbesserungspotenzial.
Die Tatsache, dass ein Bericht anonym eingereicht wurde, sollte kein Grund sein, seine Gültigkeit infrage zu stellen. Tatsächlich zeigt unsere Analyse von über zwei Millionen Whistleblower-Meldungen im Jahr 2024, dass die mediane Bestätigungsrate für anonyme Meldungen konstant bei 34 % liegt, während namentlich genannte Meldungen in 50 % der Fälle bestätigt werden.
Anonym eingereichte Berichte können auf Probleme aufmerksam machen, die Ihnen sonst unbekannt geblieben wären. Sie können Risikobereiche in Ihrem Unternehmen hervorheben, die Aufmerksamkeit benötigen, oder ein wichtiges Detail liefern, das mit einer bestehenden Untersuchung zusammenhängt.
Was sind die Nachteile anonymer Meldungen?
Abgesehen von möglichen rechtlichen Auswirkungen (die mit externer Rechtsberatung geprüft werden sollten), kann Anonymität den Untersuchungsprozess erschweren – insbesondere, wenn:
- die eingereichte Meldung entscheidende Details für eine Untersuchung nicht enthält
- weitere Informationen von der meldenden Person benötigt werden
- die meldende Person einen einseitigen Meldekanal genutzt hat
So lassen sich die Risiken im Zusammenhang mit anonymen Meldungen verringern
Verwenden Sie ein strukturiertes Fragenset als Teil Ihres Meldeprozesses, um sicherzustellen, dass Sie jedes Mal die wichtigsten Informationen erhalten.
Nutzen Sie eine Vorfallmanagement-Plattform, die eine zweiseitige Kommunikation mit anonymen Hinweisgebern ermöglicht, um Ihre Untersuchung zu unterstützen.
Bieten Sie verschiedene Meldekanäle an – Web, Telefon und Mobilgerät –, um die Zugänglichkeit zu verbessern.
Schulen Sie Mitarbeiter zu den eingeführten Maßnahmen, um Vergeltung zu verhindern und Vertraulichkeit zu fördern. Dies kann die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass sich Hinweisgeber später identifizieren.
Die Rolle anonymer Meldungen in Ihrem Unternehmen
Anonyme Meldungen anzubieten, ist eine einfache, aber wirkungsvolle Möglichkeit, eine starke Speak-up-Kultur zu fördern.
Hürden für Meldungen abzubauen, führt zu einem höheren Volumen an Hinweisen – und damit zu besseren Einblicken in die Risiken in Ihrem Unternehmen. Anonyme Hinweisgeber können anschließend ermutigt werden, ihre Identität offenzulegen und eine aktivere Rolle im Untersuchungsprozess zu übernehmen.
Die Implementierung einer Meldeplattform, die eine sichere zweiseitige Kommunikation ermöglicht – unabhängig von den Offenlegungsvorlieben einer Person – versetzt Sie in die Lage, anonym eingereichte Meldungen besser zu nutzen und Ihr Unternehmen effektiver vor Risiken zu schützen.
Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie NAVEX Sie bei der effektiven Verwaltung von Whistleblowing und Vorfallmanagement unterstützen kann?
