Was ist eine Whistleblower-Hotline?

Ihr ultimativer Leitfaden zu Whistleblowing-Hotlines am Arbeitsplatz

Sie möchten Fehlverhalten in Ihrem Unternehmen frühzeitig erkennen und gleichzeitig eine Kultur der Transparenz und Verantwortlichkeit stärken? Erfahren Sie, warum Hinweisgeber-Hotlines entscheidende Instrumente zur Förderung ethischer Standards und zum Schutz des Rufs Ihres Unternehmens sind. 

In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie über Whistleblowing-Hotlines wissen müssen, darunter: 

• Was eine Whistleblower-Hotline ist
• Was ein Whistleblower ist
• Warum Ihr Unternehmen eine Hotline braucht
• Die wichtigsten Merkmale eines wirksamen Hinweisgebersystems 
• Welche Arten von Hotlines es gibt 
• Die fünf Kernkomponenten eines Whistleblowing-Systems 
• Vier Eigenschaften erfolgreicher Hotlines 
• Wie Sie eine Whistleblowing-Hotline in Ihrem Unternehmen implementieren

Bereit? Dann lassen Sie uns loslegen.

Was bedeutet „Whistleblower“?

Um die Funktion einer Hotline zu verstehen, braucht es ein klares Verständnis darüber, was ein Whistleblower ist. Unser Artikel „ Warum ist Whistleblowing wichtig?“ definiert die Rolle eines Whistleblowers und die Bedeutung eines Whistleblowing-Prozesses in Ihrem Unternehmen. 

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein Whistleblower jemand ist, der auf einen möglichen Regelverstoß oder ein Problem hinweist, typischerweise im Kontext eines Arbeitsplatzes. Immer häufiger werden auch Whistleblower-Hotlines von Dritten genutzt, um potenzielle Probleme entlang der Lieferkette zu melden – ein Thema, das bei Aufsichtsbehörden weltweit an Bedeutung gewinnt, zusätzlich zu einer verstärkten gesellschaftlichen Aufmerksamkeit für Themen wie Menschenrechte und Umweltauswirkungen der Lieferkette. 

Ein Whistleblower meldet das beobachtete Problem über einen Meldekanal – etwa eine Hotline – und liefert dem Unternehmen Informationen, um eine Untersuchung einzuleiten. 

Die rechtliche Definition eines Whistleblowers und der zugehörige Schutz variieren je nach Land. Hier erfahren Sie mehr über Gesetze zum Schutz von Whistleblowern weltweit.

Warum eine Whistleblower-Hotline implementieren? 

Es gibt viele Gründe, die das Einrichten einer Hinweisgeber-Hotline zu einer wichtigen Aufgabe machen. Wenn Sie sich fragen, ob Ihr Unternehmen eine eigene Hotline benötigt, sollten Sie die folgenden Faktoren und die positiven Auswirkungen eines umfassenden Hinweisgebersystems auf Ihre Unternehmenskultur berücksichtigen. 

Gesetze und Vorschriften einhalten 

Eine Hotline hilft Unternehmen, ihren rechtlichen Pflichten nachzukommen. 

Die Bereitstellung vertraulicher Meldekanäle, wie beispielsweise einer Whistleblower-Hotline, ist ein zentrales Merkmal vieler Whistleblower-Schutzgesetze, etwa der EU-Whistleblower-Richtlinie. 

Im Vereinigten Königreich zählen Whistleblower-Kanäle zu den sechs vom britischen Justizministerium empfohlenen Maßnahmen, um Bestechung in Unternehmen zu verhindern und dem UK Bribery Act von 2010 nachzukommen. 

Mitarbeiter schützen 

Unternehmen richten häufig Hinweisgeber-Hotlines ein, damit Mitarbeiter Probleme ansprechen können, die sie möglicherweise nicht mit einer Führungskraft besprechen möchten, wie beispielsweise sexuelle oder rassistische Diskriminierung oder Informationen, die einen Kollegen belasten könnten. 

Das kann dazu beitragen, wichtige Probleme aufzudecken, die sonst unentdeckt blieben, und den Mitarbeitern die Gewissheit geben, dass ihre Bedenken ernst genommen werden. 

Risikoinformationen sammeln 

Für die meisten Unternehmen gibt es keine bessere Informationsquelle als die eigenen Mitarbeiter, die oft als Erste Probleme bemerken und somit als Frühwarnsystem für Missstände am Arbeitsplatz fungieren können. 

Korruptes und illegales Verhalten bleibt jedoch häufig unentdeckt, da Mitarbeiter die Konsequenzen einer Meldung über die bestehenden internen Kanäle fürchten. 

Eine korrekt eingerichtete Hinweisgeber-Hotline kann ein wirksames Instrument sein, um illegales oder unethisches Verhalten aufzudecken. Unternehmen legen daher großen Wert auf die Risikoinformationen, die eine effektive Hotline liefern kann. 

Reputation schützen 

Der Schutz der Reputation ist oft ein Hauptgrund für Unternehmen, eine Hinweisgeber-Hotline einzuführen. 

Wenn Mitarbeiter oder Dritte keinen Zugang zu einem vom Unternehmen bereitgestellten Meldekanal haben, greifen sie möglicherweise auf alternative öffentliche Kanäle zurück, wie beispielsweise die Presse oder die Einleitung rechtlicher Schritte. Externe Meldungen sollten zwar nicht unterbunden werden, interne Meldungen ermöglichen es Unternehmen jedoch, Probleme frühzeitig anzugehen und potenzielles Fehlverhalten nicht öffentlich zu machen. 

Eine Hinweisgeber-Hotline kann einem Unternehmen frühzeitig Einblick in potenzielle Probleme verschaffen und die Wahrscheinlichkeit verringern, dass schädliche Informationen an die Öffentlichkeit gelangen.

Was sind die wichtigsten Merkmale einer effektiven Whistleblowing-Hotline? 

Whistleblowing-Hotlines gibt es in vielen Varianten, aber die erfolgreichsten weisen mehrere gemeinsame Merkmale auf. 

1. Zugänglichkeit: 
   Mitarbeiter haben einfachen Zugang zum Service – per Telefon, Web, Smartphone oder persönlich – und das rund um die Uhr (24/7/365). Muttersprachliche Unterstützung wird dort angeboten, wo sie benötigt wird, und gilt als Best Practice, um Meldungen in der Sprache zu ermöglichen, in der sich Hinweisgeber am wohlsten fühlen. 
2. Vertraulichkeit: 
   Wo dies gesetzlich zulässig ist, können Mitarbeiter ihre Bedenken anonym und vertraulich melden und werden auf Wunsch über den Fortschritt des Falls informiert. 
3. Sicherheit und Compliance: 
   Die Hotline erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen, einschließlich Datenschutz- und Privatsphärenregelungen, in allen abgedeckten Regionen. Richtlinien sind aktuell und zugänglich. 
4. Sichtbarkeit: 
   Neue und bestehende Mitarbeiter werden über den Service informiert. Es gibt Prozesse, um das Bewusstsein durch Schulungen und Kommunikationskampagnen regelmäßig zu stärken. 
5. Messbarkeit: 
   Berichtsdaten zeigen die Leistung des Hotline-Services und identifizieren Bereiche, die im Unternehmen Anlass zur Sorge geben. Die Leistung wird, wo möglich, mit Vergleichsgruppen abgeglichen. 
6. Unterstützung durch das Management: 
   Die Hotline und das begleitende Programm werden durch einen positiven “Tone from the Top” unterstützt. Es gilt eine Nulltoleranz für Vergeltungsmaßnahmen gegen Hinweisgeber. 

Viele Unternehmen stellen ihre Hotline auch anderen Stakeholdern wie Drittparteien und Partnern zur Verfügung. Dies kann die Möglichkeit bieten, noch mehr Daten über potenzielle Risiken für das Unternehmen zu sammeln.

5 zentrale Komponenten eines Whistleblowing-Hotline-Systems 

Kommunikation über das Hinweisgebersystem 

Eine Hotline ist nahezu wertlos, wenn Ihre Mitarbeiter nicht wissen, dass es sie gibt. Kommunikation mit allen Personengruppen, für die der Service verfügbar ist, ist entscheidend. Sie kann Anleitungen zur Nutzung, eine Whistleblowing-Richtlinie, die Betonung des Verhaltenskodexes und mehr umfassen. 

Ziel dieser Kommunikation ist es, den Hotline-Service im Kontext der allgemeinen Ethik- und Antikorruptionsarbeit des Unternehmens einzuordnen, Vertrauen zu schaffen und Hinweisgeber zu ermutigen. Die Kommunikation sollte: 

• die Fragen Was, Wo, Wann, Warum und Wie des Hotline-Services beantworten: Was ist ein Whistleblowing-Fall und was nicht? Wo kann gemeldet werden? Wann ist der Service verfügbar? Warum sollte gemeldet werden, warum ist der Service vertrauenswürdig? Wie kann eine Meldung erfolgen? 
• den Fallmanagement-Prozess beschreiben: Was passiert mit Meldungen, wie werden sie verfolgt, eskaliert und untersucht? 
• darlegen, wer Meldungen bearbeitet: Wer sind die Mitglieder des Whistleblowing-Teams und warum? 

Erklären Sie, dass Hinweisgeber anonym melden können und während des gesamten Dialogs anonym bleiben können, wenn sie das wünschen. Wird offen gemeldet, sind Hinweisgeber vor Vergeltung geschützt. Hinweisgeber sollten außerdem über ihre Rechte, die Rechte der beschuldigten Person, die Datenverarbeitung und die Datensicherheit des Systems informiert werden. 

Die Whistleblowing-Hotline selbst 

Das ist der Kanal für die Meldung von Beschwerden, und er muss leicht zu bedienen sein, um alle Hürden für mögliche Meldungen zu minimieren. Ein ernsthafter Hinweisgeber meldet meist nur einmal – und oft mit großer Sorge. Unterstützen und ermutigen Sie Hinweisgeber, indem Sie den Prozess so einfach und zugänglich wie möglich gestalten und einen anonymen Dialog ermöglichen. Bieten Sie mehrsprachige Meldemöglichkeiten an, damit Mitarbeiter und andere Stakeholder in ihrer Muttersprache melden können. Stellen Sie sicher, dass die Hotline die Möglichkeit bietet, Beweismaterial zum Fall hinzuzufügen. 

Ein Whistleblowing-Hotline-Untersuchungsteam 

Wenn eine Meldung eingeht, ist das die Gruppe von Personen, die für den Empfang und die Bearbeitung von Whistleblowing-Fällen benannt ist. Sie entscheidet, ob Fälle eskaliert werden müssen, an wen und ob externe Experten hinzugezogen werden sollten. Sie sollten relevante Kompetenzen aus mehreren Funktionen im Unternehmen haben und geschult sein, um ethisch sensible Themen zu bearbeiten. Bei unseren Kunden sehen wir häufig Experten aus HR, Compliance, Finanzen und Nachhaltigkeit sowie nicht-exekutive Mitglieder des Vorstands. Dieses Team sollte so klein wie möglich, aber aus Gründen der Zuverlässigkeit und Unparteilichkeit aus mehr als einer Person bestehen. 

Ein Whistleblowing-Fallmanagement-Tool 

Das ist der Ort innerhalb des Systems, an dem Fälle verarbeitet werden. Es sollte nahtlos mit dem System integriert sein, um effizientes Follow-up und kontinuierlichen Dialog mit dem Hinweisgeber zu ermöglichen. Um das Team bei der korrekten Bearbeitung und Untersuchung zu unterstützen, sollte es intuitiv sein und eine Struktur für die geeigneten Schritte im gesamten Prozess bieten. Um die geltenden gesetzlichen Anforderungen, einschließlich der DSGVO, vollständig zu erfüllen, sollte das Tool über Funktionen zur Fallarchivierung und -löschung verfügen. 

Whistleblowing-Hotline-Software 

Die gesamte Hotline-Infrastruktur basiert auf einer robusten Whistleblowing-Software. Marktführende Anbieter stellen sicher, dass ihre Lösungen die strengsten Sicherheitseinstellungen enthalten, um Datenschutz und Datensicherheit zu gewährleisten. Gleichzeitig sollte die Lösung es Ihnen ermöglichen, Ihre eigenen Daten zu kontrollieren und sicherzustellen, dass das System für Unbefugte nicht zugänglich ist.

Die vier Merkmale erfolgreicher Whistleblowing-Hotlines 

Sicher und anonym 

Whistleblowing-Systeme enthalten sensible, persönliche und potenziell strafrechtlich relevante Daten. Weltweit sind solche Daten streng reguliert, daher muss die Sicherheit der Daten und die Anonymität der Identitäten bei jedem Hinweisgebersystem oberste Priorität haben. Sicherheit muss sich durch die Plattform, die Datenspeicherung, die Anwendungen, die Zugriffsrechte sowie Archivierungs- und Löschprozesse ziehen. 

Stellen Sie sicher, dass Ihr Anbieter die höchsten Sicherheitszertifizierungen hat, regelmäßig Sicherheitstests durchführt, Sicherheitsentwicklungen eng verfolgt und die Software stets aktuell hält. 

Rechtskonform 

Datenschutzgesetze haben erhebliche Auswirkungen auf Whistleblowing-Systeme, da sie regeln, wie personenbezogene und strafrechtlich relevante Daten verarbeitet werden dürfen. Da Datenschutz- und Hinweisgebergesetze je nach Land variieren, ist Compliance-Komplexität unvermeidlich. 

Bei der Auswahl eines Hotline-Services sollten Sie sicherstellen, dass regulatorische Compliance bereits im System verankert ist, um mit Gesetzesänderungen Schritt zu halten. Als Untersuchungsteam müssen Sie darauf vertrauen können, dass die Hotline die Bearbeitung und Untersuchung von Fällen rechtskonform ermöglicht. 

Einfach zu nutzen 

Wenn Hinweisgeber eine Meldung in Erwägung ziehen, handeln sie in der Regel im besten Interesse des Unternehmens. Sie haben ein mögliches Fehlverhalten beobachtet und möchten etwas dagegen tun, möchten jedoch oft nicht in die Folgeschritte involviert sein. 

Da Hinweisgeber häufig sehr nah an dem fraglichen Verhalten sind, ist die Entscheidung für eine Meldung oft mit großer Sorge verbunden. Deshalb muss der erste Schritt so einfach wie möglich sein – sonst riskieren Sie, wichtige Hinweise zu verlieren. 

Eine Möglichkeit besteht darin, die Hotline geräteunabhängig zu gestalten, sodass Mitarbeiter über ein Mobiltelefon oder ein anderes Gerät melden können, ohne einen privaten Raum im Unternehmen aufsuchen zu müssen. Und obwohl die Benutzeroberfläche intuitiv sein sollte, sollten Nutzer auch Schulungen erhalten, die mit dem Verhaltenskodex verknüpft sind. 

Ein integraler Bestandteil der Ethikarbeit 

Whistleblowing-Hotlines funktionieren am besten, wenn sie Teil der Ethikarbeit des Unternehmens sind. Eine Hotline ist zwar nicht das einzige Mittel im Kampf gegen Korruption, Betrug oder Diskriminierung, aber sie ist ein wirksames Präventionsinstrument und ein integraler Bestandteil der Bemühungen eines Unternehmens, ein ethisches und transparentes Unternehmen zu sein. 

Dies zeigt Stakeholdern, dass das Unternehmen seine Verhaltensrichtlinien ernst nimmt und eine Kultur der Compliance und höchsten ethischen Standards fördert. Es gibt Mitarbeitern zudem die Möglichkeit, Verantwortung zu übernehmen und in gutem Glauben Bedenken über einen vertrauenswürdigen Kanal zu melden.

Wie können Unternehmen eine Whistleblower-Hotline einrichten? 

Viele Unternehmen betreiben interne Hotlines, die von HR, der Rechtsabteilung oder einer anderen internen Person oder einem Team verwaltet werden. Dies kann erhebliche Herausforderungen hinsichtlich des Vertrauens und der Vertraulichkeit darstellen – insbesondere in Unternehmen, in denen Mitarbeiter Vergeltung befürchten. 

Es gibt viele Gründe, warum Unternehmen ihre Hotline mit einem unabhängigen Drittanbieter wie NAVEX Whistleblowing & Vorfallmanagement kombinieren oder ersetzen. Es ermöglicht den Mitarbeitern, ihre Bedenken über unabhängige, sichere Kanäle zu melden – mit weiteren Vorteilen wie 24/7/365-Verfügbarkeit, mehrsprachiger Abdeckung, Analytics und Fallmanagement-Tools. 

NAVEX verfügt über jahrelange Erfahrung in der Implementierung von Whistleblowing-Hotlines als Teil unseres breiten Angebots im Bereich Ethik und Compliance. 

Unabhängig von der Größe oder dem Standort Ihres Unternehmens bietet NAVEX eine Vielzahl von Hotline- und Vorfallmanagement-Lösungen, um Ihre aktuellen und zukünftigen Anforderungen zu erfüllen. Bereit, mehr zu erfahren?