Warum ist Whistleblowing wichtig?

…Und welche Prozesse braucht Ihr Unternehmen, damit es funktioniert? 

Wenn Ihr Unternehmen bereits ein Whistleblowing-System eingerichtet hat, wurde es wahrscheinlich eingeführt, um Ihre Mitarbeiter zu schützen und ihnen eine einfache Möglichkeit zu geben, Bedenken zu melden – und damit Ihr Unternehmen Risiken erkennen und adressieren kann. 

Mitarbeiter zu ermutigen, sich zu melden, wenn sie Fragen oder Bedenken zu Ethik und Compliance haben, verschafft Ihrem Unternehmen einen erheblichen Vorteil. Es bedeutet, dass Sie ein Frühwarnsystem haben, das es Ihnen ermöglicht, potenzielle Probleme anzugehen, bevor sie eskalieren – und Ihr Unternehmen besser vor Reputations-, finanziellen und rechtlichen Risiken zu schützen. 

Allerdings entsteht ein gut funktionierendes Whistleblowing-System nicht über Nacht. Ein wirksames Meldesystem, das Mitarbeiter leicht nutzen können, erfordert eine Reihe von zentralen Tools und Prozessen. Dazu gehören: 

• Zuverlässige Meldekanäle per Telefon und Web 
• Ein Vorfallmanagement-System, das Vorgänge wirksam erfasst, organisiert und zuweist 
• Klare Richtlinien 
• Strenge Untersuchungsverfahren und Führungskräfte, die sich dafür einsetzen, dass alle Mitarbeiter die ethischen Standards des Unternehmens einhalten 

Nachfolgend finden Sie einige der besten Tipps für das Management von Whistleblowing-Prozessen zur Umsetzung eines erfolgreichen Programms.

Kommunikation mit Hinweisgebern 

Ein wesentliches Element eines starken Meldesystems wird häufig übersehen: die Kommunikation mit Hinweisgebern, nachdem sie ihr Anliegen gemeldet haben – ob anonym oder nicht. Hier sind einige Best Practices für die Kommunikation mit Hinweisgebern: 

1. Kommunikation auf Hinweisgeber ausrichten 

Wenn Sie darüber nachdenken, wie Sie mit Hinweisgebern kommunizieren, versetzen Sie sich in ihre Lage. Sie könnten verärgert, ängstlich und pessimistisch sein, dass ihre Meldung nicht ernst genommen wird. Sie könnten Vergeltung oder andere negative Folgen befürchten und haben sich dennoch mutig entschieden, sich zu melden. 

Stellen Sie sicher, dass alle Personen, die Meldungen entgegennehmen, einen empathischen Ton anschlagen und Wertschätzung für die Bereitschaft ausdrücken, das Thema anzusprechen. Stellen Sie sicher, dass diejenigen, die Meldungen aufnehmen, dem Hinweisgeber mitteilen, welche nächsten Schritte im Fall folgen werden und wann mit einem Update zu rechnen ist. Diese Maßnahmen zeigen, dass Sie die Meldung ernst nehmen. 

2. Vertraulichkeit schützen 

Jeder namentlich bekannte Hinweisgeber vertraut darauf, dass seine Identität während des Melde- und Untersuchungsprozesses vertraulich behandelt wird. Das bedeutet, dass der Name des Hinweisgebers nur mit den Personen geteilt wird, die diesen wissen müssen. 

Alle an der Behandlung einer Meldung Beteiligten sollten diese Vertraulichkeitsanforderung verstehen, dennoch kann es zu „Leaks“ kommen. Die häufigste Quelle eines Leaks ist der Hinweisgeber selbst. Es ist entscheidend, alle Beteiligten – einschließlich des Hinweisgebers – darüber zu informieren, dass Namen und Details der Angelegenheit streng vertraulich zu behandeln sind. Wird dieses Vertrauen gebrochen, kann dies die Wirksamkeit des Melde- und Untersuchungsprozesses erheblich beeinträchtigen. 

3. Regelmäßige Updates bereitstellen 

Hinweisgeber, die im Unklaren darüber gelassen werden, was mit ihrer Meldung geschieht, befinden sich in einer sehr schwierigen Situation. Die Unsicherheit kann einen Hinweisgeber stark belasten, und Arbeitgeber sollten Maßnahmen ergreifen, um diese Belastung zu minimieren. 

Eine gute Praxis ist es, je nach Situation alle ein bis zwei Wochen mit den meldenden Mitarbeitern zu kommunizieren. Whistleblowing- und Vorfallmanagement-Software enthält häufig eine integrierte Erinnerungsfunktion – eine Aufgabenverwaltungsfunktion, die sicherstellt, dass Ermittler keine Follow-up-Fristen versäumen. 

4. Sicherstellen, dass anonyme Hinweisgeber die Notwendigkeit der Nachverfolgung verstehen 

Anonyme Hinweisgeber müssen verstehen, dass sie die Verantwortung haben, ihre ursprüngliche Meldung – insbesondere in der ersten Woche – nachzuverfolgen, und was auf dem Spiel steht, wenn sie dies nicht tun. Wenn Ermittler zusätzliche Informationen benötigen, um mit einer Untersuchung fortzufahren, diese aber nicht erhalten, verlieren alle. 

Sie können diese Erwartung an Follow-ups schon lange vor einer Meldung verankern, indem Sie sie in Ihre Ethik- & Compliance-Schulungen und Awareness-Aktivitäten integrieren. Diese Anforderung muss jedoch auch in allen anonymen Meldekanälen verankert sein – etwa durch entsprechende Hinweise in der Reporting-Oberfläche selbst. 

5. Kontaktdaten von Ermittlern/Fallmanagern bereitstellen 

Unabhängig davon, ob ein Hinweisgeber anonym bleiben möchte oder nicht, stellen viele Unternehmen den Namen und die Kontaktdaten des Ermittlers und/oder des für den Fall zuständigen Managers bereit. Diese Information schafft eine persönliche Note und hilft, Hinweisgebern zu versichern, dass jemand für die Untersuchung und die Steuerung des Fallprozesses verantwortlich ist. 

6. Sicherstellen, dass Interaktionen mit Hinweisgebern eng abgestimmt sind 

Arbeiten Sie daran, Konsistenz über alle Teams hinweg sicherzustellen, die mit Hinweisgebern in Kontakt kommen könnten – einschließlich Management, Ethik- und Compliance-Teams, Rechtsabteilung und HR. Schlechte Abstimmung führt zu gemischten Botschaften oder widersprüchlichen Informationen, kann den Untersuchungsprozess untergraben oder entgleisen lassen und das Vertrauen der Hinweisgeber schwächen. Darüber hinaus ist es essenziell sicherzustellen, dass Ermittler die von ihnen zugesagten Fristen und Erwartungen einhalten. 

7. (Teilweise) standardisierte Botschaften für die Kommunikation mit Hinweisgebern in Betracht ziehen 

Auch wenn sie etwas weniger persönlich wirken können, sparen standardisierte Kommunikationsbausteine Zeit für Ermittler – und stellen sicher, dass alle Hinweisgeberkommunikationen mit Ihrer Gesamtbotschaft übereinstimmen. 

Unternehmen, die diesen Ansatz wählen, erstellen typischerweise Nachrichten für die häufigsten Szenarien (Antwort auf die Erstmeldung, Benachrichtigung über den Start der Untersuchung, Benachrichtigung über den Abschluss der Untersuchung usw.). Ein weiterer Vorteil standardisierter Nachrichten besteht darin, dass Sie sicherstellen können, dass sie Ihren Richtlinien und Kernbotschaften entsprechen. 

8. Klarstellen, was mit Hinweisgebern geteilt werden darf – und was nicht 

Ihre Rechtsabteilung (oder andere Führungsgremien) kann spezifische Vorgaben dazu haben, welche Informationen zur Untersuchung – einschließlich ergriffener Disziplinarmaßnahmen – geteilt werden dürfen und welche nicht. Was immer Ihr Unternehmen entscheidet, stellen Sie sicher, dass Ermittler und Fallmanager über diese Regeln im Hinblick auf Follow-ups mit Hinweisgebern informiert sind. Unternehmen sollten einen einheitlichen Standard festlegen, der angibt, welche Informationen sie teilen. 

9. Anweisungen für weiteres Follow-up und Meldungen nach Fallabschluss 

Hinweisgeber sollten darüber informiert werden, wenn eine Untersuchung abgeschlossen ist, zusammen mit allen Informationen, die Sie zur Auflösung geben können. Sie benötigen aber auch Hinweise dazu, was zu tun ist, wenn sie weitere Fragen haben, glauben, dass ihr Anliegen nicht adressiert wurde oder das Gefühl haben, Vergeltung erfahren zu haben. 

Auch wenn ein Hinweisgeber mit dem Ergebnis einer Untersuchung unzufrieden ist, ist es wichtig klarzustellen, dass Sie weiterhin bereit sind zuzuhören – und vor allem, dass bei Meldung von Vergeltung rasch Schritte unternommen werden, um das Verhalten zu adressieren. Diese Unterstützung unterstreicht das Engagement Ihres Unternehmens für eine starke Ethik-Kultur. 

10. Sämtliche Hinweisgeber-bezogenen Interaktionen in einem zentralen Vorfallmanagement-System dokumentieren 

Die zentrale Erfassung aller Informationen – von der ursprünglichen Meldung bis zur letzten Kommunikation mit dem Hinweisgeber – hat zahlreiche Vorteile. Aus Sicht des Hinweisgebers bietet ein Vorfallmanagement-System ein strukturierteres und vorhersehbareres Erlebnis. 

Aus Unternehmenssicht schafft es eine belastbare Audit-Spur, falls Fragen zur Art und Weise der Untersuchung und der Fallauflösung auftreten. Es ist zudem eine wichtige Schnittstelle, um die Kommunikation mit anonymen Hinweisgebern zu ermöglichen. 

11. Vergeltungsmaßnahmen verhindern und damit umgehen 

Die Angst vor Vergeltung ist der wichtigste Grund dafür, dass Mitarbeiter Compliance-Bedenken nicht melden. Führungskräfte müssen verstehen und vermeiden, dass ihr Verhalten von Hinweisgebern als vergeltend wahrgenommen werden könnte – etwa, wenn sie nicht mehr grüßen, sie von Meetings ausschließen, ihnen unverhältnismäßig viele unerwünschte Aufgaben zuweisen usw. 

Beobachten Sie zudem Ihre Angestellten im Hinblick auf Vergeltung gegen einen Mitarbeiter, von dem Sie wissen, dass er ein Thema gemeldet hat und einem hohen Vergeltungsrisiko ausgesetzt sein könnte. Best Practice ist es, sich im ersten bis dritten Monat monatlich mit dieser Person auszutauschen und dann für bis zu ein Jahr auf vierteljährliche Check-ins überzugehen. Wenn ein Manager Vergeltung feststellt, sollten umgehend Maßnahmen ergriffen werden. 

12. Kernbotschaften Ihres Ethik- und Compliance-Programms verstärken 

Die Kommunikation mit Hinweisgebern bietet eine gute Gelegenheit, zentrale Compliance-Botschaften zu betonen und das Engagement Ihres Unternehmens für Ethik und Compliance zu unterstreichen. Wenn Sie Schlüsselbegriffe und Formulierungen aus Ihrer Compliance-Kommunikation in Follow-ups mit Hinweisgebern aufnehmen, zeigt das, dass Ihr Unternehmen eine gemeinsame Mission verfolgt. 

Zum Beispiel sollte die Kommunikation hervorheben, dass Hinweisgeber das Richtige getan haben, indem sie sich gemeldet haben, und anerkennen, dass ihr Handeln hilft, eine Kultur der Integrität in Ihrem Unternehmen aufrechtzuerhalten – und gleichzeitig die Botschaft verstärken, dass Ihr Unternehmen Vergeltung nicht toleriert.

Die Vorteile von Whistleblowing – und Rückmeldungen – für Ihre Mitarbeiter 

Die Einführung eines internen Meldekanals ist nur der Anfang. Entscheidend für den Erfolg Ihres Programms ist, wie Sie mit Meldungen umgehen, sobald diese eingegangen sind. 

Feedback an Personen, die Bedenken melden, ist eine einfache, aber wirksame Möglichkeit zu zeigen, dass Sie eine Speak-up-Kultur leben und jede Meldung angemessen behandeln. 

1. Es vermittelt Sicherheit, dass es in Ordnung ist, Meldung zu machen 

Die Bestätigung einer Meldung zeigt, dass sie eingegangen und gelesen wurde – und vor allem, dass die Informationen geschätzt werden. Dies ist in vielen Fällen die einfachste und wirksamste Maßnahme, um diejenigen zu beruhigen, die den oft schwierigen Schritt gewagt haben, eine Sorge zu äußern. 

Gleichzeitig sendet es ein Signal an andere Personen mit Bedenken am Arbeitsplatz – etwa über Mundpropaganda –, dass Whistleblowing erwünscht ist und im Unternehmen ernst genommen wird. 

Potenzielle Hinweisgeber sind oft hin- und hergerissen: Sie wollen das Richtige tun, möchten aber keine Vergeltung erleben, ihre Kollegen oder ihren Arbeitgeber nicht „verraten“ oder sogar ihren Job verlieren. 

Feedback ist ein wichtiger Weg, Stakeholdern zu zeigen, dass Sie Menschen wertschätzen, die Fehlverhalten ansprechen, und ihre Sorgen ernst nehmen. 

2. Es kann verhindern, dass Hinweisgeber an die Öffentlichkeit gehen 

Probleme intern anzuerkennen, bevor jemand sich entscheidet, seine Bedenken einer Aufsichtsbehörde zu melden, in sozialen Netzwerken zu posten oder mit der Presse zu sprechen, sollte für jedes Unternehmen, das seinen Ruf schätzt, Priorität haben. Diese Meldungen bieten die Chance, ein Thema frühzeitig anzugehen und weiteres Fehlverhalten zu verhindern – ein Gewinn für alle. 

Die jüngere Vergangenheit ist reich an Beispielen von Mitarbeitern, die versucht haben, ihre Vorgesetzten auf unethische oder illegale Aktivitäten aufmerksam zu machen, deren Bedenken jedoch ignoriert wurden – woraufhin sie an die Öffentlichkeit gegangen sind. 

Unternehmen müssen Whistleblowing-Meldungen anerkennen und Feedback geben – unabhängig davon, ob sich die Meldung bestätigt. Die Bestätigung und das Feedback, die der Hinweisgeber erhält, können eine Verbindung herstellen und Vertrauen zwischen dem Mitarbeiter und dem Meldesystem aufbauen. 

3. Es kann die Mitarbeiterbindung stärken 

Mitarbeiter und Lieferanten das Gefühl zu geben, geschätzt zu werden, trägt nicht nur dazu bei, eine offene Kultur im Unternehmen aufzubauen, sondern kann auch ihre Loyalität stärken. 

Die Motivationstheorie von Herzberg zeigt, dass Mitarbeiter Wertschätzung als sehr wichtig empfinden – häufig sogar motivierender als finanzielle Anreize. Er stellte zudem fest, dass Mitarbeiter, die Anerkennung oder Wertschätzung erfahren, für ihr Unternhemen noch wertvoller sein können. 

Dies untermauert die Erkenntnis, dass ein Hinweisgeber nicht immer „recht haben“ muss – allein die Rückmeldung, dass seine Meldung untersucht wird, zeigt, dass er geschätzt wird. Zudem stärkt die laufende Information des Mitarbeiters während des Prozesses den positiven Ruf Ihres Whistleblowing-Systems. 

4. Es kann einen „Mundpropaganda“-Effekt erzeugen 

Wenn Menschen von der positiven Erfahrung eines Kollegen hören, kann sie andere ermutigen, ihrerseits unethisches Verhalten im Unternehmen offenzulegen. Eine schlechte Erfahrung wird wahrscheinlich das Gegenteil bewirken und Menschen davon abhalten, wichtige Informationen zu teilen. 

Indem Sie für Hinweisgeber eine positive Erfahrung von Anfang bis Ende schaffen, erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, dass sie zu Fürsprechern Ihres Whistleblowing-Systems werden. 

5. Es fördert eine offene Kultur, die Talente bindet 

Feedback zu geben zeigt, dass Sie zuhören und Ihre Mitarbeiter und Lieferanten tatsächlich schützen wollen. Dies wiederum schafft Vertrauen in den Prozess und darin, unangemessenes Verhalten offener anzusprechen. 

Eine positive, ethische Kultur ist eine hervorragende Möglichkeit, sich von Wettbewerbern abzuheben. Sie erfordert Engagement und Energie, aber eine offene Kultur ist ein wichtiger Hebel, um talentierte und loyale Mitarbeiter zu gewinnen und zu halten. 

6. Es ist eine gesetzliche Anforderung für viele Unternehmen 

Es gibt eine Reihe von Regelwerken, die Unternehmen verpflichten, Whistleblowing-Kanäle einzurichten, Protokolle für Untersuchung und Follow-up zu etablieren und Hinweisgeber vor Vergeltung zu schützen. 

Der Sarbanes-Oxley Act (SOX) wurde zwar nicht speziell zum Schutz von Hinweisgebern geschaffen, aber 2002 eingeführt, um Bilanzskandale einzudämmen. SOX schützt Mitarbeiter, die finanzielle Unregelmäßigkeiten melden, und obwohl das Gesetz keine spezifischen Whistleblowing-Kanäle vorschreibt, schützt es Personen, die Verstöße intern oder direkt an Aufsichtsbehörden melden, vor Vergeltung durch das Unternehmen. Diese Regelung gilt für börsennotierte Unternehmen mit Sitz in den USA. 

Die EU-Whistleblower-Richtlinie, die 2021 in Kraft trat, enthält eine Verpflichtung für Unternehmen, Hinweisgeber über den Stand ihrer Meldung zu informieren. Weitere Anforderungen der Richtlinie umfassen die Bereitstellung von Meldekanälen im öffentlichen und privaten Sektor; Schutz für Hinweisgeber, die intern oder extern an Aufsichtsbehörden melden; Vertraulichkeitsschutz für Hinweisgeber; das Verbot von Vergeltung gegen Hinweisgeber; sowie die Pflicht zur rechtzeitigen Rückmeldung an Hinweisgeber. 

Jeder EU-Mitgliedstaat kann im Rahmen der Umsetzung der Richtlinie in nationales Recht weitergehende Schutzvorschriften vorsehen. Für spezifische Informationen zu den länderspezifischen Anforderungen können Sie unsere Leitfäden konsultieren, die detailliertere Informationen enthalten. 

Andere Gesetze sind möglicherweise nicht so umfassend wie die EU-Richtlinie, aber zunehmend führen auch andere Länder Whistleblower-Schutzgesetze ein. So bietet das japanische Whistleblower-Schutzgesetz, obwohl weniger umfassend als manche anderen Regelungen, begrenzte Schutzmechanismen für Mitarbeiter, die Fehlverhalten in ihrem Unternehmen melden. Es schützt Hinweisgeber vor Vergeltung, wenn sie Verstöße gegen bestimmte Gesetze melden, die konkreten Meldekanäle und Untersuchungsverfahren liegen jedoch häufig im Ermessen des Unternehmens.

Denken Sie daran: objektiv bleiben 

Auch wenn eine Meldung unbedeutend erscheinen mag, sollte sie nicht ignoriert werden. Es ist wichtig, Meldungen ernst zu nehmen – nicht nur aus Sicht der Hinweisgebererfahrung, sondern auch aus der Perspektive des Risikomanagements. 

Selbst scheinbar unbedeutende Meldungen können von einem Whistleblower stammen, der die Lage sondiert, bevor er ein viel bedeutenderes Problem meldet, oder sich sogar als wichtiger Baustein in einer bevorstehenden oder bereits laufenden Untersuchung erweisen. 

Feedback hilft, Menschen im Prozess eingebunden zu halten – etwas, das in der Beweisgewinnungsphase einer Untersuchung entscheidend sein kann.

Hinweisgeber zu unterstützen, schafft Vertrauen und Konsistenz 

Eine Whistleblowing-Lösung ist nur ein Aspekt eines Risiko- und Compliance-Programms – wenn auch ein bedeutender. Ein Programm zu schaffen, das dieses wichtige Feedback priorisiert, Meldungen untersucht und Probleme konsistent löst, ist entscheidend für den Erfolg eines Compliance-Programms. Um Hinweisgeber angemessen zu unterstützen und Vertrauen in das Programm aufzubauen, ist es wichtig sicherzustellen, dass Ihrem Programm die richtigen Tools, Ressourcen und Budgets zur Verfügung stehen, damit jede Meldung eine sinnvolle Reaktion nach sich zieht. 

Um Whistleblower-Meldungen optimal zu verwalten, hilft ein umfassendes System zur Erfassung und zum Management von Whistleblowing-Meldungen dabei, die erste Bestätigung zu automatisieren, den Feedback- und Dialogprozess zu optimieren und Vertrauen in den Whistleblowing-Prozess am Arbeitsplatz aufzubauen. 

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